Löpande bokföring eller uppsamlat kaos: Vad kostar det dig egentligen att vänta?

Det finns ett scenario som redovisningskonsulter känner igen omedelbart. En företagare hör av sig i slutet av kvartalet, eller värre, månader efter räkenskapsårets slut, med en låda eller en mapp full av kvitton, kontoutdrag och osorterade fakturor. Allt ska ”bara” bokföras. Det verkar enkelt nog. Men verkligheten är en annan.

Vad händer när bokföringen inte sköts löpande

Att samla ihop bokföringen i ett svep är inte bara tidskrävande. Det ökar risken för fel dramatiskt. Minnet sviker, underlag saknas och det är svårt att avgöra om en transaktion var affärsmässig eller privat när man tittar på ett kontoutdrag tre månader i efterhand.

Skatteverket kräver att affärshändelser bokförs i nära anslutning till att de inträffar. Kontanta transaktioner ska bokföras senast påföljande arbetsdag och övriga affärshändelser så snart det är möjligt. Det är alltså inte bara en fråga om ordning och reda utan ett lagkrav. Brister i den löpande bokföringen kan i värsta fall leda till skattetillägg eller att bolaget förlorar sin rätt till momsavdrag.

Den dolda kostnaden av att vänta

Utöver de legala riskerna finns det en praktisk kostnad som sällan räknas med. När bokföringen halkar efter förlorar du kontrollen över likviditeten. Du vet inte hur mycket pengar som faktiskt finns tillgängligt, vilka fakturor som är obetalda eller hur resultatet ser ut. Det gör det svårt att fatta välgrundade affärsbeslut.

Ska du ta in en ny kund som kräver en investering? Har du råd att anställa? Behöver du dra ned på kostnader? De frågorna kräver aktuella siffror för att kunna besvaras med säkerhet. En bokföring som ligger månader efter ger dig ett gammalt fotografi av ett bolag som sedan länge sett annorlunda ut.

Digitala verktyg förändrar spelet

En av de saker som gjort störst skillnad för företag de senaste åren är de digitala verktygen för redovisning och fakturahantering. Med elektronisk fakturahantering och automatiserade flöden kan en stor del av det administrativa arbetet ske löpande utan att det tar särskilt mycket av din tid.

På Ekonomikum arbetar vi med moderna ekonomisystem som gör att du kan skicka in underlag digitalt, se rapporter i realtid och hålla koll på ekonomin utan att du behöver vara redovisningsekonom. Vi sköter det tekniska och den löpande hanteringen. Du får en tydlig bild av företagets ekonomi och mer tid att fokusera på det du faktiskt är bra på.

Reskontrahantering och kassaflöde: det ingen pratar om

En sak som ofta glöms bort i diskussionen om bokföring är reskontrahanteringen. Att bokföra en faktura är ett steg. Att följa upp att den faktiskt betalas är ett annat. Utan aktiv reskontrabevakning riskerar du att ha ett gott resultat på papperet men ett tomt konto i verkligheten.

Vi hjälper företag att sätta upp fungerande rutiner för kund och leverantörsreskontra, vilket i praktiken innebär att du alltid vet vem som ska betala och när. Det är en av de enklare åtgärderna som gör störst skillnad för ett bolags likviditet, och det är en del av vad vi på Ekonomikum menar när vi pratar om personligt stöd i redovisningsarbetet.

Om du vill ha ordning på ekonomin utan att det ska ta all din tid är du välkommen att boka ett möte med oss. Vi finns på Västra Ågatan 16 i Uppsala och tar gärna ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan avlasta dig.